Ab 2025 wird die elektronische Rechnung Pflicht im B2B Sektor

Es gibt mehrere Arten von E-Rechnungsformaten. Sowohl die X-Rechnung (kostenlos enthalten in Sage 50 Connected Quantum, sonst ein kostenpflichtiges Zusatzmodul), als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 entsprechen der Definition der E-Rechnung. Nutzer der Connected Version 2024 oder neuer können grundsätzlich beide E-Rechnungsformate schreiben (für Ihre Kunden) als auch importieren (z.B. von Ihren Lieferanten).

Was ist eine E-Rechnung im ZUGFeRD 2.0 Format?

Dieses Format ist eine hybride Form einer E-Rechnung und in Zusammenarbeit mit Deutschland und Frankreich entstanden. Dabei werden die Rechnungsformate XML und PDF miteinander kombiniert. In der PDF-Datei (PDF A/3), die optisch wie eine normale Rechnung aussieht, ist ein XML-Datensatz eingebettet. Die XML trägt den strukturierten Datensatz, der alle relevanten Informationen einer Rechnung enthält, und die PDF-Datei ermöglicht es dem Menschen, sie zu lesen. Es bleibt damit dem Anwender überlassen, ob er lediglich das PDF verwendet und weiterverarbeitet oder den XML-Datensatz. Der Vorteil ist, dass der Austausch in diesem Format ohne vorherige Absprache mit dem Empfänger möglich ist.

Was ist eine E-Rechnung im X-Rechnungs-Format?

Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das speziell für die öffentliche Hand entwickelt wurde und bereitgestellt wird. Dieses einheitliche Rechnungsformat kann aufgrund seines inkludierten XML-Datensatzes direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, da es nur aus Codezeilen besteht. Mit der uns bekannten klassischen Rechnung auf Papier oder als PDF besteht allerdings kein wirklicher Zusammenhang, da nur die relevanten Daten direkt maschinell ausgetauscht werden. Daher gelten Rechnungen im PDF-Format auch nicht als X-Rechnungen. Die X-Rechnung findet außerdem bereits im öffentlichen Auftragswesen seit November 2020 Anwendung.

Ab wann wird die elektronische Rechnung Pflicht? Was ist mit einer Übergangsregelung?

Im Grundsatz sollen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV sowie für Rechnungen an Verbraucher. Ansonsten hält das Wachstumschancengesetz folgende Übergangsregelungen für elektronische Rechnungen bereit:

Bis Ende 2026…dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).

Bis Ende 2027…dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 (s. o.) ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich; zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.).

Wie funktioniert das alles in meinem Sage 50 Connected?

In dem Video erläutern wir wie Sie prüfen können, ob die Funktion bei Ihnen aktiviert ist und wie Sie Kunden bzw. Vorgänge so anlegen, dass bereits heute E-Rechnungen erstellt werden können.:

Sollten Sie unsere Hilfe benötigen, sind wir nur einen Anruf entfernt.

Tel. 0 21 61 – 821 90 64 (Mo. – Fr. von 08:30 Uhr – 17:00 Uhr)